KANTOR MAYA

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Tujuan

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Infrastruktur

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

1. Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.
2. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll.
3. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.

Perkembangan

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infratruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.

Layanan Kantor Virtual

Layanan Komunikasi Kantor Virtual

• Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.
• Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
• Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
• Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
• Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

• Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.
• Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
• Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.
• Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
• Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.
• Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.

Pengguna umum Virtual Office:

• Home Industri barang/jasa
• Akuntan
• Pengacara
• Hukum Perusahaan
• Toko online
• Dokter / Terapis
• Bisnis konsultan
• Mediator / resolusi konflik
• Kamar Dagang
• Senior manajemen
• Real estat
• Perusahaan hipotek
• Broker Saham / perencana keuangan
• Koleksi lembaga
• Jaringan kelompok
• Pelatih / instruktur
• Inkubator

·         Pada dasarnya kantor maya adalah kantor yang tak kasat mata, tetapi di dalamnya terdapat berbagai kegiatan sebagaimana perkantoran berbentuk fisik. Meski tak berwujud, karyawan tetap bisa melakukan tugas kesehariannya tanpa harus nongkrong seharian di kantor.

·         Manajer pun bisa melakukan koordinasi dan komunikasi (briefing atau meeting) dengan para karyawannya yang tersebar di berbagai tempat. Semuanya tentu dengan memanfaatkan dunia maya atau internet sebagai medianya.

·         Untuk membuat kantor maya sendiri di rumah memang tak banyak yang dibutuhkan. Syaratnya, Anda hanya perlu terhubungan dalam komunikasi elektronik. Sementara untuk mekanisme kerjanya cukup dengan:
1. Menyediakan komputer dan perlengkapan non-komputer.
2. Menyediakan jaringan internet untuk memudahkan akses informasi.
3. Menggunakan konferensi telepon atau video untuk kemudahan komunikasi.
4. Menjadwalkan pertemuan rutin.
5. Melakukan rutinitas kerja seperti biasa.

·         Bisa sewa
Jika ingin memiliki kantor maya yang lebih prestisius, saat ini banyak perusahaan yang menyediakan jasa kantor maya. Anda dapat menggunakan layanan ini karena kantor maya ini juga menyewakan alamat dan lokasi kantor strategis sehingga Anda mudah untuk menemui para klien.

·         Kantor maya ini umumnya dilengkapi berbagai fasilitas layaknya sebuah kantor profesional, seperti meeting room, internet cafe, internet access, cafe, lounge, printing, dan copier. Selain menyewakan alamat bisnis yang prestisius, kantor maya juga biasanya menyediakan resepsionis profesional, nomor telepon, dan faks khusus dengan operator pribadi dan greeting sesuai dengan nama perusahaan penyewa. Telepon masuk dari klien juga dapat ditransfer langsung ke nomor pribadi atau ponsel penyewa.

·         Dengan adanya konsep kantor maya ini, penghematan biaya kantor dimungkinkan, tetapi profesionalitas Anda sebagai pelaku bisnis tetap terjaga. Lalu, berapa biaya sewanya? Memang berbeda-beda, tergantung perusahaan penyedia jasanya. Namun, rata-rata mulai Rp 250.000 per bulan. Penyewaan ini sudah pasti lebih efisien dibandingkan bila Anda harus mempunyai kantor sendiri yang lengkap dengan meeting room dan fasilitas lain.

·         Untung rugi
Selain tak perlu bermacet ria, berkantor secara virtual akan memberikan lebih banyak waktu untuk karyawan melakukan kegiatan pribadi dan sosial. Lalu, bagi Anda yang tidak dapat meninggalkan rumah, dapat bekerja tanpa harus pergi ke kantor. Bagi perusahaan, kantor maya bisa mengurangi biaya penyediaan fasilitas kantor, seperti ruangan, furnitur, AC, dan peralatan kantor.

·         Meskipun begitu, virtual office tetap memiliki kekurangan. Pertama, kantor maya tidak mengenal jam kerja ataupun lembur. Seluruh waktu yang ada adalah jam kerja sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. Hal ini tentu bisa menyita waktu bersama keluarga di rumah.

·         Kedua, ketidakberadaan di kantor resmi biasanya membuat karyawan kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan. Sebab, jarang terjadi tatap muka antara pimpinan dan karyawannya. Ketiga, kantor maya membuat tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang karena banyak pekerjaan bisa dilakukan oleh komputer ataupun perusahaan penyedia layanan kantor maya.

·         (CHIC/Erma Dwi Kusumastuti)