Peran Teknologi Komunikasi dan Manajemen Organisasi

 Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi informasi senantiasa diselaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Mengacu kepada arsitektur teknologi informasi perusahaan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

• Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
• Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
• Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :
• Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
• Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
• Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
• Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
• Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
• Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
• Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
• Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
o Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
o Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
o Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
• Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
• Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri. IT mendukung perusahaan/organisasi di level
• Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
• Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Kesesuaian TI dan Bisnis
• Melakukan sinergi antara external dan internal domain
Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum dalam bisnis
• Domain TI
Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI
TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsisebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:
o Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
o Operasional bisnis dan infrastruktur TI
Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.
o Fungsional sering disebut kemampuan TI untuk memberikan solusi bagi proses bisnis (lebih efisien, efektif, reduced cost).

Penerapan sistem informasi pada organisasi memerlukan suatu perencanaan yang matang. Bila dilakukan secara tergesa-gesa tanpa melakukan perencanaan terlebih dahulu dikhawatirkan akan memakan biaya yang mahal, kemungkinan ada biaya baru baik untuk riset kelayakan dan lain-lain akan menambah biaya selanjutnya. Dalam penerapan sistem informasi maka masalah finansial merupakan faktor yang sangat penting.

Tersedianya finansial merupakan salah satu strategi untuk menunjang berjalannya suatu sistem pada organisasi. Contoh dalam hal ini adalah penerapan sistem ATM pada bank-bank di Indonesia. Para nasabah pengguna ATM tersebut akan merasa kecewa bila datang ke sistem teknologi ATM tersebut ternyata uang tidak bisa keluar atau macet, ini tentunya akan menyebabkan nasabah memilih jaringan sistem pada suatu bank yang lebih lancar dan memuaskan nasabah. Uraian di atas menunjukkan bahwa suatu sistem teknologi informasi haruslah melalui perencanaan yang matang.

Di samping faktor finansial, kualiats sumber daya manusia yang menguasai sistem teknologi informasi juga sangat diperlukan. Kalaupun perencanaan untuk mengembangkan sistem teknologi sudah dipersiapkan namun tanpa didukung oleh adanya sumber daya manusia yang berkemampuan dan berpengetahuan (skill) di bidang teknologi informasi tersebut, sistem teknologi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Sumber daya manusia yang berkemampuan di bidang teknologi informasi sangat menunjang kemungkinan penerapan sistem teknologi informasi pada suatu organisasi.

Salah satu sistem informasi yang dapat dikembangkan di perusahaan atau organisasi ialah ada istilah sistem informasi strategik. Sistem ini menurut Jogiyanto (2003) hanya diterapkan pada perusahaan tertentu saja seperti perusahaan-perusahaan industri yang mempunyai intensitas informasi yang tinggi. Di negara-negara maju seperti Eropa dan Amerika Serikat contoh penerapan sistem informasi strategik adalah seperti: Pembelian barang lewat internet dan di negara maju sistem ini cukup berhasil karena dianggap menghemat waktu. Menurut Jogiyanto (2003), bahwa Strategic Information System juga menghubungkan antara perusahaan dengan pemasok dan perusahaan dengan pelanggan secara on-line. Contohnya adalah di industri penerbangan, yaitu perusahaan-perusahaan penerbangan, agen-agen perjalanan dan konsumen dihubungkan dengan suatu jaringan sistem pemesanan tiket pesawat terbang (airline reservation system). Di industri perbankan, bank-bank dihubungkan dengan nasabah dengan menggunakan ATM. Di industri distributor obat, seperti perusahaan-perusahaan American Hospital Supply Company dan McKesson Corp, mereka menghubungkan sistem-sistem teknologi informasinya dengan konsumen dalam bentuk pemasukan pemesanan secara elektronik (electronic order entry).

Lebih lanjut menurut Jogiyanto (2003), sampai pertengahan tahun 1990-an, cara utama untuk menarik teknologi informasi ke luar sampai ke pemasok atau ke pelanggan yaitu dengan cara mengembangkan suatu sistem yang disebut dengan interorganization systems (IOS). Suatu IOS akan menggandeng sistem informasi suatu bisnis dengan sistem informasi bisnis lainnya. Suatu IOS adalah sistem pengolahan data dan komunikasi data yang melibatkan dua atau lebih organisasi.

Beberapa perusahaan, seperti misalnya GM, Wal Mart dan Kmart memita pemasoknya untuk menggunakan IOS untuk penawaran produknya. Beberapa perusahaan sekarang tidak hanya menggunakan IOS untuk mengirimkan order penjualan secara elektronik, tetapi mulai menggunakannya untuk menggabungkan sistem persediaannya secara elektronik langsung ke komputer pemasok. Dengan sistem ini, maka pemasok akan mengetahui posisi persediaan kliennya dan secara otomatis akan mengirimkan order penjualan kepada klien jika item persediaan sudah waktunya untuk diisi kembali.

Teknologi informasi yang berkembang pada saat ini memungkinkan menjadi ujung tombak perusahaan dalam menjalankan usahanya. Teknologi ini berawal dari transaction processing system (TPS) yang mengorganisir rutinitas organisasi secara harian. TPS berfungsi untuk menerima semua data transaksi dan dijadikan satu dalam suatu database. Kemudian di beberapa tahun, muncul sebuah teknologi yang bernama data warehousing. Dalam data warehousing menggabungkan beberapa data yang terdapat pada organisasi yang kemudian dapat diakses secara langsung, membuat laporan dari data tersebut dan mendapatkan laporannya. Pada tahap ini, teknologi yang digunakan lebih kompleks daripada TPS, jika pada TPS hanya menerima dan menyimpan data, pada data warehousing bisa diakses dan membuat laporan tentang data itu. Hal ini akan memberikan keefektifan dalam bekerja karena bisa menghemat waktu, namun membutuhkan pekerja yang benar-benar mengerti tentang cara mengoperasikan teknologi ini. Semakin canggih teknologi yang digunakan, membawa konsekuensi bahwa semakin kompleks sistem yang digunakan, ini yang membuat semakin membutuhkan pekerja yang berkompeten untuk menjalankan semua teknologi yang sudah ada itu.

Teknologi informasi bisa menjadi senjata ampuh dalam menjalankan strategi perusahaan. Dibedakan menjadi 2 bagian, teknologi informasi untuk internal organisasi dan eksternal organisasi.

1.       Internal organisasi

Penerapan teknologi informasi dalam internal organisasi berhubungan dengan bagaimana antar elemen organisasi dapat terhubung secara online dan real-time. Dapat menggunakan intranet jika organisasi itu menginginkan suatu jaringan untuk menghubungkan beberapa cabang mereka yang tersebar di beberapa daerah lain. Pekerja dapat menggunakan jaringan internal organisasi ini untuk saling bertuka informasi antar divisi dalam cabang yang lain. Jaringan intranet ini hanya bisa diakses dalam lingkup internal organisasi saja, tidak bisa digunakan oleh individu di luar organisasi. Kemudian bisa juga menggunakan enterprise resource planning (ERP). Ketika organisasi menggunakan ERP dalam organisasinya, organisasi itu sedang dalam tahap penggunaan teknologi pada data warehousing. ERP mengumpulkan segala informasi tentang organisasi seperti penjualan, sumber daya manusia, persediaan dan perakitan, keuangan dan akuntansi, pembelian dan distribusi. ERP menyangkut semua divisi yang berkaitan satu sama lainnya, seperti konsep data warehousing. Setelah itu yang terpenting yaitu manajemen pengetahuan. Pengetahuan disini berarti pada bagaimana cara membawa ilmu dari luar yang dapat digunakan dalam organisasi. Pengetahuan juga berfungsi untuk menjalankan beberapa teknologi yang digunakan dalam organisasi.

2.       Ekternal organisasi

Penerapan teknologi informasi pada eksternal organisasi meliputi bagaimana cara organisasi untuk memperkuat hubungan dengan pelanggan, pemasok dan kolega. Caranya dengan menggunakan electronic data interchange (EDI). EDI mempercepat hubungan dengan kolega, konsumen dan pemasok. Jadi beberapa lingkungan eksternal organisasi dapat terhubungan dengan organisasi secara real-time. Masalah yang timbul adalah untuk mensetting EDI membutuhkan dana yang besar. Hal ini yang menjadi permasalah pada organisasi kecil. Lebih sulit dalam mengaplikasikan teknologi ini. Kemudian digunakan ekstranet, yaitu sistem komunikasi eksternal yang menggunakan internet untuk menghubungkan beberapa organisasi. Jadi ada beberapa data yang dapat diakses oleh organisasi lain tetapi ada data yang tidak dapat diakses. Untuk menggunakan EDI dan ekstranet, digunakanlah sistem yang dinamakan the integrated enterprise. Integrated enterprise dimaksudkan untuk mengintegrasikan secara horizontal antara EDI dan ekstranet untuk mempercepat koneksi dengan beberapa elemen eksternal dari organisasi, seperti supplier dan manufacturer serta pelanggan itu sendiri.